Лучшая программа для учета медицинского оборудования: функциональность, удобство, эффективность

Программа для учета медицинского оборудования поможет организациям эффективно контролировать свое оборудование и ресурсы, улучшая качество обслуживания пациентов и экономия времени и средств.

В следующих разделах статьи мы расскажем о важности учета медицинских средств и оборудования, преимуществах использования специализированного программного обеспечения, основных функциях программ и решениях для медицинской индустрии.

Автоматизированная система обслуживания медицинского оборудования

Количество полученных заявок за текущий год

Количество обслуживаемых компаний

Количество обслуживаемого оборудования

Учет всех входящих обращений

Для клиентов — организаций, которые работают с медицинским оборудованием

С нашей помощью вы сможете внести порядок в процессы управления заявками и учета оборудования ваших клиентов

Подробнее ознакомиться со всеми возможностями системы можно на странице обзора

Для медицинских учреждений с собственной инженерной службой

Сократите срок окупаемости оборудования, уменьшив его простои и поломки до минимума

Благодаря своевременному обслуживанию оборудования можно обеспечить бесперебойный цикл производства для фармацевтических предприятий

Ознакомьтесь с полным перечнем преимуществ системы на странице обзора

Наши возможности позволят вам получить удобную систему управления оборудованием. Создавайте карточки на каждое устройство, привязывайте их к клиентам и объектам обслуживания, отслеживайте историю проведенных работ и планируйте их на графиках. Надежно фиксируйте все данные и исключайте возможные ошибки со стороны сотрудников.

ПОЛЬЗА ДЛЯ ВАС:

Не отвлекайте ваших инженеров на бесконечную бумажную волокиту. Создавайте нужные документы, такие как счета, акты диагностики, отчеты технического обслуживания и список выполненных работ, через простое мобильное приложение с несколькими нажатиями кнопок.

ПРЕИМУЩЕСТВА:

Возможность полной мобильности для инженеров

Наше полнофункциональное мобильное приложение обеспечивает инженерам доступ ко всем необходимым данным для работы в любой момент, даже в автономном режиме:

• календарный график работ;
• информация об оборудовании;
• контакты заказчиков;
• Возможность обращения к коллегам;
• Доступ к базе знаний.

Интегрированная автоматизация для организаций в сфере здравоохранения

В медицинских учреждениях постоянно перемещаются дорогостоящее оборудование (реанимационное, физиотерапевтическое), мебель для медицинских целей (каталки, кресла) и другие материалы, и к сожалению, никто не знает, где что находится.

В Вашем распоряжении решение от Клеверенс, позволяющее маркировать все имущество, проводить быстрый инвентаризацию кабинетов, палат и подсобных помещений, автоматизировать выдачу и возврат имущества, делать поиск нужного оборудования быстрым и удобным.

Это решение сэкономит Вам бюджет на дополнительной закупке оборудования, поможет персоналу экономить время на поиск оборудования, позволит контролировать склад, ускорит учет и контроль над имуществом при переездах и ремонтах.

Мы поможем Вам найти наилучшее решение!

Подробное описание

Управленческий учет имущества можно сравнить с игрой, где каждый стремится стать экспертом в своей области. Хорошо было бы, если бы руководитель мог зайти в свою социальную сеть и увидеть полную картину по своей организации:

Учет имущества: проблемы и решения

Часто бухгалтерские данные не дают полной картины о том, где находится и чья конкретно вещь, оборудование или инструмент. Бухгалтерия учитывает амортизацию и списание, что противоречит управленческой задаче о контроле за имуществом.

Для решения этой проблемы создано программное обеспечение «Клеверенс: Учет имущества». Оно позволяет вести базу основных средств, малоценки, материалов и оборудования в разрезе помещений и ответственных за них.

Программа имеет много готовых процессов и сценариев использования, которые значительно упрощают работу и контроль за имуществом.

Возможности программы:

1. Вести базу имущества без использования оборудования для штрихкодирования;
2. Для проведения быстрой инвентаризации имущества можно использовать специальное оборудование — мобильные терминалы сбора данных, оснащенные встроенным сканером штрихкодов. Необходимо обклеить все предметы штрихкодами.
3. Чтобы провести еще более эффективную и быструю инвентаризацию, нужно наклеить на все либо на часть имущества штрихкоды и метки RFID и использовать для этого современную технологию.

С помощью системы возможно автоматизация процессов выдачи, инвентаризации и возврата имущества, а также создание отчетов о текущем состоянии и местонахождении имущества.

Такое решение может быть бесценно в случае переезда или ремонта, особенно когда используется специальное оборудование для автоматической идентификации, позволяющее сканировать штрихкоды и RFID-метки, которые наклеены на каждую единицу имущества.

Мобильные терминалы SMARTS + Symbol MC21 + Zebra расширяют возможности для инвентаризации имущества в организациях.

АВТОМАТИЗАЦИЯ БОЛЬНИЦ

Среди специализированных систем управления производственными активами класса EAM особую роль играют СИСТЕМЫ ДЛЯ УЧЕТА МЕДИЦИНСКОГО ОБОРУДОВАНИЯ, необходимые медицинским учреждениям. Сегодня мы рассмотрим Олимп-ТОРО, одну из таких систем, и расскажем о ее преимуществах.

Нравится

ShareTweetSend

ОБЛАДАЯ СПЕЦИФИЧЕСКИМИ ПРЕИМУЩЕСТВАМИ, АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УЧЁТА МЕДИЦИНСКОГО ОБОРУДОВАНИЯ ОБЛЕГЧАЮТ РАБОТУ ЛПУ

На рынке представлено множество программных продуктов, представляющих собой специализированные системы управления активами из класса EAM. Важно остановиться на возможностях одной такой системы – Олимп-ТОРО и дать подробное объяснение причин использования подобных систем в медицинских учреждениях.

Если в вашем ЛПУ имеется множество лечебного оборудования, первое, на что может рассчитывать система, – это наличие подробного каталога всех доступных моделей и производителей:

Для каждого бренда система выведет список используемого оборудования:

Такой список помогает понять, в каком подразделении расположены изделия, их количество, особенности и состояние.

Программа, которую мы представляем, позволяет распечатывать все обязательные отчетные формы раздела «Основные сведения об изделии» в формуляре. Кроме того, вам также будет доступен доступ к другим разделам формуляра, которые обязательно ведутся медицинскими учреждениями.

Давайте посмотрим, как система принимает и записывает информацию в формуляр.

1. При получении оборудования в ЛПУ, ответственный специалист создает учетную карточку, куда вносятся паспортные данные об изделии.

2. Старшая медсестра подает регулярные отчеты в техотдел о работе оборудования, указывая количество использования, смен работы и объем наработки. Эта информация автоматически добавляется в формуляр "Сведения об эксплуатации изделия", без необходимости ввода данных вручную. Кроме того, эти отчеты служат основой для формирования сводного отчета о мониторинге эффективности использования оборудования.

3. При создании Акта выполненного обслуживания, данные также автоматически добавляются в формуляр.

Получение формуляра из программы на ТОРО ОЛИМП свидетельствует о регулярной работе экспертов, которые систематически создают заявки на обслуживание внедрения, формируют отчеты о техническом состоянии изделий, заключают договоры с обслуживающими организациями и отслеживают перемещение, использование, простои и списание оборудования. Система ТОРО ОЛИМП позволяет автоматизировать учет технического состояния оборудования, его распределение по группам, информацию о его местонахождении, простоях, графиках технического обслуживания и ремонта.

Профессиональная медицинская аппаратура должна быть в хорошем рабочем состоянии и использоваться правильно. Для этого существуют проверяющие органы, которые регулярно требуют отчетности о состоянии медицинского оборудования.

Олимп ТОРО разработал программу, которая позволяет вести учет медицинского оборудования. Система отслеживает наработку оборудования, отправляет на поверку и предоставляет полную информацию о его техническом состоянии в период эксплуатации. Все необходимые отчетные формы создаются автоматически.

Программа для управления медицинским оборудованием

Наша задача заключалась в проведении тщательного анализа технического оборудования в основных отделениях больницы скорой помощи. Это нужно было сделать для того, чтобы принимать правильные решения относительно создания базы данных по состоянию медицинского оборудования.

Наш подход позволил автоматизировать процесс обработки информации об эксплуатационных и метрологических характеристиках техники, что значительно ускорило работу инженеров больницы. Благодаря разработанной базе данных, информация теперь хранится надежно и доступна для архивации. В статье можно посмотреть примеры рабочих окон нашей программы. Применение этой базы данных поможет избежать ошибок при работе с техникой.

Размер файла: 188 Кб

Стационары оборудуются передовой техникой и базами данных, чтобы улучшить качество здравоохранения. Медицинское оборудование — неотъемлемая часть данного процесса. Среди научных исследований, посвященных этой теме, можно выделить работы следующих авторов:

1. Аронов А.М. и Белик Д.В. (2007) изучили механизмы технического оснащения лечебно-профилактических учреждений и разработали методы их совершенствования.
2. Ф.А. Золтан (2008) в своей книге осветил основы управленческой деятельности в медицине в целом.
3. Ильина Н.А., Кудряшов А.Я. и Цирлин А.М. (2002) исследовали проблему обновления оборудования для лечебных учреждений.
4. В.П. Омельченко и А.А. Демидова (2008) рассмотрели компьютерные технологии в медицине.

Проблемы снабжения медицинских учреждений России современным медицинским оборудованием были рассмотрены К.Л. Талашовым и Н.И. Вишняковым в статье "Проблемы оснащения лечебных учреждений Российской Федерации современным медицинским оборудованием" в журнале "Экология человека" в 2005 году (№6, с.52-55).

Одним из важных направлений развития муниципального здравоохранения является информатизация. Однако, этот сектор отстает от других. Сейчас становится ясно, что автоматизированные системы необходимы для диагностики заболеваний и управления ЛПУ[2].

На рынке медицинских информационных систем присутствует недостаточное количество автоматизированных информационных систем, специализированных на учете медицинского оборудования, и поэтому врачебные учреждения вынуждены использовать системы, которые не предназначены для этого назначения. Такая неверная практика отрицательно сказывается на работе технических служб ЛПУ, так как использование неспециализированных систем часто приводит к ошибкам при мониторинге технического состояния оборудования [3].

При создании специализированных систем по учету медицинского оборудования важно учитывать следующие обязательные компоненты:

• общая информация о медицинском приборе, такая как его наименование, тип и изготовитель;
• нормативно-техническая документация, включая сертификат, регистрационное удостоверение, технический паспорт и руководство по эксплуатации;
• метрологическая система, содержащая информацию о метрологических характеристиках, поверках и т.д.
• Информация о проводимых ремонтах, выполненном сервисном и техническом обслуживании.

Создание таблиц является первым этапом разработки базы данных. Таблицы являются основными компонентами любой БД и содержат в себе всю необходимую информацию, включая структуру базы.

Рисунок 1 демонстрирует общую структуру представления информации в автоматизированной системе, которая предназначена для учета и анализа технического состояния медицинского оборудования.

Изображение 1. Общее устройство системы хранения данных.

Хранение информации в таблицах осуществляется стандартным методом ввода данных. Для работы с базами данных (БД), обработку информации удобнее всего осуществлять при помощи экранных форм. Экранные формы – это интерактивные окна, в которых расположены элементы управления. Формы используются для ввода новых записей (строк таблицы), просмотра и изменения уже имеющихся данных, настройки запросов и вывода результатов.

Элементы управления экранных форм включают в себя команды, которые активизируют выполнение различных операций, объекты, подчиненные форме (например, лист таблицы как «дочерняя» форма), элементы, которые облегчают понимание информации. К таким элементам относятся календарь или счетчик, а также элементы пользователя.

Данный подход позволяет на одном экране работать с главными и подчиненными таблицами, извлекать данные из справочников таблиц с помощью раскрывающихся списков, применять режимы поиска и фильтровки информации, а Выполнять печать необходимых отчетов на принтере и другие функции.

Возможности системы включают мастер создания экранных форм различного типа (простых для работы с данными из одной таблицы и более сложных для работы с данными из нескольких таблиц при использовании подчиненных форм). Полученные экранные формы легко можно дополнить и модифицировать в конструкторе экранных форм, чтобы реализовать требования работы с базами данных.

Вход в систему защищен окном "Вход", обеспечивающим конфиденциальность хранения персональных данных.

Разработанная система автоматически определяет уровень доступа пользователя. В системе существуют два типа доступа:

• доступ с возможностью изменения настроек системы;
• доступ без возможности изменения настроек системы.

Для создания пользователя с правами доступа к изменению настроек системы необходимо ввести пароль администратора. В случае отсутствия пароля или некорректного ввода, система создаст пользователя с ограниченными правами доступа.

После успешной проверки пароля, система автоматически переходит на "Стартовую форму" для работы (см.рисунок 2).

На данной форме имеются различные элементы, позволяющие пользователю выполнять различные функции.

Один из элементов, "Редактирование данных", открывает окно "Данные", которое показано на рисунке 3.

Для работы с данными, хранящимися в таблицах, используются запросы.

Запросы — это инструмент выбора нужной информации из базы данных. Существуют два вида запросов: запросы на основе образца QBE и SQL-запросы.

Запрос на основе образца QBE — это средство поиска нужной информации в базе данных. Он формируется через заполнение бланка запроса в конструкторе запросов.

SQL-запросы — это запросы, составленные из последовательности SQL-инструкций. Эти инструкции определяют порядок работы с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы в "Microsoft Access" основаны на SQL-запросах.

В разработанной нами системе, запросом на экранной форме "общая информация", автоматически расчитывается возраст МТ на основе указанной даты выпуска.

При каждом завершении работы с программой и в случае, если в процессе производились корректировки данных, система запрашивает причину изменения, показывая соответствующее окно. Следуя элементу "История изменений", можно получить сведения обо всех произведенных корректировках.

Картинка 2. Оконце "Стартовой формы".

Иллюстрация 3. Данные в окне

Когда вы выбираете «Информация о НТД», открывается окно «НТД», изображенное на рисунке 4.

Изображение 4. Экран программы «Нормативно-техническая документация»

Отчет — это форматированный вывод данных на экран, который позволяет получить понятную информацию или использовать его для печати. Отчет предоставляет удобный способ извлечения нужной информации из базы данных (БД) и ее представления в простой форме, а также облегчает общий анализ данных.

Отчет обеспечивает следующие возможности:

• размещение информации в понятном и обобщенном формате;
• группирование записей с расчетом общего количества и среднего значения;
• создание и печать различных графических объектов (графиков, диаграмм и др.).

Отчеты создаются для вывода информации из базы данных на бумаге, поэтому данные организуются таким образом, чтобы удобно размещать необходимую информацию на отдельных страницах. Отчеты поддерживают разнообразные варианты оформления и группировки данных, позволяя разбивать их на логически цельные блоки [4,5].

С помощью элемента «Конструктор отчетов» можно создать отчет о проделанной работе в выбранный период времени. Окно «Конструктор отчетов» представлено на рис. 5.

На рисунке 5 изображено окно «Конструктор отчетов».

Новая автоматизированная система, предназначенная для учета и анализа технического состояния медицинской техники, имеет следующие преимущества:

• Хранение всей необходимой информации в едином архиве, что облегчит ввод, обработку и поиск данных о пациентах;
• Возможность быстрого поиска необходимой информации;
• Доступ специалистам к необходимой информации.

Использование этой системы позволит значительно сократить время, затрачиваемое на написание годового отчета и исключить возможные ошибки в расчетах.

Пользовательский интерфейс системы максимально удобный и интуитивно понятный, поэтому для ее использования не требуется специальных навыков работы с ПК.

Нельзя не отметить, что объединение метрологической и технической систем учёта медицинского оборудования дает массу преимуществ, таких как повышение качества обслуживания пациентов, обеспечение быстрого и надежного доступа к большим объёмам медицинской, технической и метрологической информации, уменьшение финансовых, организационных и временных затрат, связанных с подготовкой отчетов и учетом оказанных услуг, таких как ремонт, поверка и т. д. Также это позволяет сократить количество ошибок при составлении документации и значительно облегчить работу обслуживающего персонала [1].

Разрабатываемая база данных эффективна по следующим причинам:

• Сокращает время, необходимое для подготовки отчетов;
• Помогает уменьшить количество ошибок при вводе или обработке данных;
• Сокращает время заполнения автоматизированной системы, которая была разработана.
• Создана возможность для длительного и надежного хранения информации;
• Реализована возможность проведения статистической обработки данных, которые хранятся в разработанной базе данных.

Внедрение базы данных приведет к автоматизации учета оборудования и привнесет социальный эффект. Использование разработанного инструмента ускорит составление списка оборудования и сократит количество ошибок в расчетах.

Ценность новой базы данных заключается в ее простоте использования и минимальных затратах на техническое обслуживание — для добавления или удаления информации о новом оборудовании потребуется минимум усилий.

• Лупачев Валерий Викторович, д.м.н., профессор, НОУ ВПО «Институт управления», г. Архангельск.
• Гудков Александр Борисович, д.м.н., профессор, директор Института гигиены и медицинской экологии, г. Архангельск.

ТОРО Олимп

Предложение уникальной медицинской техники — решение МИС ТОРО Олимп, специально разработанное для эффективного учета и контроля использования медицинского оборудования. Модуль Учета обеспечивает полный список зарегистрированного устройства в медицинском учреждении. Раздел Эксплуатации собирает данные о работе оборудования, такие как наработка, количество использований и простои. Планирование автоматически формирует и контролирует исполнение плана обслуживания на год или месяц. Сбор информации о выполненном обслуживании (дата, исполнители, материалы, работы) происходит в разделе Обслуживание.

Что делает RFID-метки для медицинского оборудования особенными?

В борьбе за безопасность пациентов и персонала медицинское оборудование, которое регулярно подвергается стерилизации и обработке дезинфицирующими составами, должно быть оснащено надежными метками. Эти метки должны быть устойчивы к агрессивному химическому воздействию и таким образом оставаться легко распознаваемыми сканером. По результатам специального исследования было доказано, что даже после полугода ежедневной обработки дезинфектором штрих-коды сохраняют свой первоначальный вид, а на RFID-метках сохраняется записанная информация. Прочные и устойчивые к химическому и термическому воздействию метки могут сохранять возможность распознавания в течение длительного времени, независимо от условий окружающей среды.

Применение автоматизации в медицинских учреждениях

Можно с легкостью проводить автоматизированный учет расходных материалов в медицине, лекарства, изделия, средства и инструменты. Это возможно благодаря использованию специальной программы, а вся документация хранится в электронном формате. Такой подход значительно упрощает задачи бухгалтерии и складского хозяйства, а также способствует поддержанию порядка не только в отчетности, но и при реальном хранении.

Что касается работы этой программы, если вы используете приложение Eqman для учета медицинских инструментов, лекарств и расходных материалов, то оно позволяет отмечать подробные данные о ТМЦ, включая местонахождение и ответственных лиц. Это позволяет организовать порядок на стеллажах, точно знать, где находится нужный инструмент, и кто обращался с лекарственными средствами.

Преимуществом этого подхода является предотвращение краж и мошенничества, что является приятным побочным эффектом. Важно отметить, что руководство несет огромную ответственность за хранение и предотвращение несанкционированного списания лекарственных препаратов. В компании Eqman используется двухфакторная система подтверждения, которая позволяет отслеживать движение веществ, расходников и ТМЦ.

Клиники могут быть как государственными, так и частными, причем регламент и контроль не отличаются и подчиняются государственным правилам. Однако, основное отличие частных заведений заключается в том, что их главная цель – получение прибыли. Соответственно, собственники заинтересованы в эффективном руководстве не только с точки зрения законности, но и бизнеса. Автоматизация в данном случае является конкурентным преимуществом, позволяющим оптимизировать работу, ускорить обслуживание и снизить расходы предприятия.

Систематизация учета в медицинских учреждениях

В Медицинских организациях продукты, лекарственные средства и инструменты располагаются в соответствующих местах, где они будут использоваться. Это может быть склад, манипуляционные комнаты, отделения и прочее.

В отличие от других отраслей, бухгалтерия фиксирует не только количество и стоимость единиц, но также указывает дозировку препарата, его форму и фасовку, а также информацию об упаковке (туба, флакон, коробка и т.д.). При учете в медицинских учреждениях, необходимо отмечать сроки годности продуктов и препаратов, ведь определение истекающих сроков станет более простым. Это лучше делать через специализированные приложения, и тогда не нужно проводить дополнительные сверки и ревизии.

Учет поступления изделий, приспособлений и препаратов осуществляется на месте их использования или хранения. Отчеты об использовании или списании представляются ежемесячно ответственными лицами. Лекарственные препараты отслеживаются отдельно по наименованиям, кроме расхода вещества, также следят за соблюдением правил хранения (температурный режим, стерильность и прочие условия).

Для точного и упорядоченного учета в медицине рекомендуется использование специализированных программ, что позволяет избежать бумажной волокиты, занимающей много времени у персонала. Ведение бумажных журналов или простых электронных таблиц – это устаревшие способы, которые не дают необходимых результатов.

Рутинные процессы в клинике занимают очень много времени, зачастую сопровождаются ошибками и дают возможность персоналу вести махинации. Выход есть — установите Eqman и добейтесь новых высот в работе клиники. Приложение можно скачать бесплатно, чтобы оценить все его преимущества, и лишь потом выбрать подходящий тариф. Начните применять сейчас!

HubEx — оптимальное решение для обслуживания медицинского оборудования

Система отслеживания перемещений специалистов, их график работы и доступность на связи, позволяет диспетчеру легко управлять заявками и назначать исполнителей без лишних затрат времени и общения. Благодаря автоматическому распределению заявок по исполнителям с учетом их графика, навыков и SLA, выполнение работ становится еще более эффективным. С помощью HubEx можно также настроить контроль за сроками закрытия заявок и действия договора с клиентом. Автоматизированный робот-диспетчер создает и распределяет заявки по заданным условиям для плановых работ.

Исполнитель получает запросы в режиме реального времени и отчитывается о них в приложении на своем смартфоне. У него есть возможность просматривать календарь работ, общаться с клиентами и коллегами через чат, а также обращаться к базе знаний.

Важные сроки

Для удобства использования на мобильных устройствах существует специальное приложение. Оно помогает контролировать техническое обслуживание и плановый ремонт (ТО и ППР).

Создайте единую базу данных оборудования, объектов обслуживания и запасных частей

Система HubEx позволяет проводить полный учет технического оборудования, опираясь на информацию о клиентах и объектах обслуживания. По каждому объекту имеется электронная карточка со следующими данными: наименование, технические характеристики, справочные материалы.

Для быстрого приема заявок и правильного учета оборудования используется электронный паспорт оборудования. Этот процесс упрощается благодаря маркировке каждой единицы оборудования: на нее наклеивается QR-шильда. Если ваше оборудование сломалось, то вы можете отсканировать QR-код с помощью камеры вашего смартфона и отправить заявку на ремонт конкретной единицы оборудования, добавив, при необходимости, фото или видео проблемы и комментарий.

Данная информация не только полезна в процессе диагностики и устранения неисправностей, но также способствует настройке аналитики надежности работы техники и превентивной меры возможных сбоев.